OfficeSuite Pro + PDF

Analysoinut Appwesome

Puhelimella tehtävä toimistotyö tuntuu usein hitaalta juuri silloin, kun se pitäisi hoitaa nopeasti: liitetiedosto pitää avata, tekstistä korjata yksi kohta ja valmis versio lähettää takaisin. Minulle OfficeSuite Pro + PDF on kiinnostava ennen kaikkea siksi, että se kokoaa tavalliset asiakirjatyöt samaan sovellukseen sen sijaan, että vaihtaisin jatkuvasti erillisen tekstinkäsittelyn, taulukkolaskennan ja PDF-lukijan välillä. Se ei tee pienestä näytöstä tietokonetta, mutta voi poistaa monta turhaa välivaihetta.

Missä yhdestä sovelluksesta on oikeasti hyötyä

Mobiilitoimistopaketin hyöty näkyy parhaiten satunnaisissa, käytännöllisissä tehtävissä. Jos saan sähköpostiin muokattavan tekstiasiakirjan, taulukon tarkistettavaksi ja PDF-lomakkeen täytettäväksi, voin käsitellä kaikkia samassa työkalussa. Tällöin säästyy aikaa sovellusten etsimiseltä ja tiedoston avaamiselta uudestaan eri ohjelmassa. Yrityskäyttöön sijoittuva sovellus onkin luontevimmillaan ihmiselle, joka hoitaa työasioita myös matkalla tai kokousten välissä.

En kuitenkaan arvioi tällaista sovellusta sen perusteella, voiko puhelimella tehdä kaiken saman kuin tietokoneella. Pitkän raportin taittaminen tai monimutkaisen taulukon rakentaminen on edelleen helpompaa suurella näytöllä ja näppäimistöllä. Arvokkainta on, että voin tarkistaa tiedoston, tehdä rajatun muutoksen ja palauttaa sen ilman, että lykkään yksinkertaista tehtävää siihen asti, kun pääsen työpöydän ääreen.

Ensimmäiset asetukset ja tiedostojen hallinta

Alussa kannattaa miettiä, mistä omat asiakirjat yleensä löytyvät ja minne haluaa tallentaa muokatut versiot. Kun käytössä on useita pilvipalveluja tai laitteen paikallisia kansioita, huolellinen tallennuspaikan valinta ehkäisee tavallista mobiilityön virhettä: muutos jää väärään kopioon. Ennen kuin lähetän dokumentin eteenpäin, tarkistan tiedostonimen ja sijainnin sekä avaan tallennetun version uudestaan. Tämä pieni rutiini on erityisen hyödyllinen, jos sama tiedosto kiertää työryhmässä.

OfficeSuite Pro + PDF:n kehittäjä on MobiSystems, ja sovelluksen nykyinen versio on 14.4.51693. Sovellus on ollut saatavilla 5.7.2010 lähtien, ja sen käyttö edellyttää Android-versiota 7.0 tai uudempaa. Nämä tiedot tekevät siitä pitkään mukana olleen vaihtoehdon, mutta käytännössä tärkeintä on varmistaa, että oma laite ja tiedostojen käsittelytapa sopivat siihen. Ennen maksulliseen käyttöön sitoutumista kannattaa myös tarkistaa, mitä omassa käytössä tarvitaan, sillä sovelluksen hinta on 32,99 € ja siihen voi liittyä Playn kautta laskutettavia sovelluksen sisäisiä ostoksia 2,17–36,26 €.

Arjen työtilanteet tekstistä taulukkoon

Kuvitellaan tavallinen työpäivä: olen matkalla tapaamiseen ja saan viestin, jossa pyydetään korjaamaan dokumentista yhteystieto ja tarkistamaan kulutaulukon loppusumma. Voin avata tekstiasiakirjan, tehdä pienen muutoksen ja siirtyä sitten taulukkoon lukemaan olennaiset luvut. Jos mukana on vielä allekirjoitettava tai täytettävä PDF-lomake, saman sovelluksen PDF-työkalut vähentävät tarvetta etsiä kolmatta ohjelmaa. Tällainen ketju on juuri se, jossa yhden sovelluksen etu tuntuu konkreettiselta.

Taulukon tarkistamisessa puhelin toimii minusta parhaiten lukemiseen ja rajattuihin korjauksiin, ei suuren aineiston analysointiin. Pienellä näytöllä sarakkeiden vertailu ja pitkän kaavan virheen jäljittäminen käy helposti hankalaksi. Jos taas haluan muuttaa yhden solun arvon tai tarkistaa, että raportissa näkyvä summa vastaa taulukkoa, mobiilikäyttö on paljon järkevämpi. Kannattaa zoomata tarpeeksi ja tarkistaa lopuksi, ettei muutos vaikuttanut viereisiin tietoihin.

Esitysten kohdalla käytän mobiilisovellusta mieluummin viimeistelyyn ja katseluun kuin laajojen diojen rakentamiseen. Voin tarkistaa, että tärkeä teksti näkyy, tai korjata ilmeisen kirjoitusvirheen ennen esitystä. Jos ulkoasun täytyy olla täsmälleen sama eri laitteilla, avaan tiedoston vielä sillä laitteella, jolla sitä käytetään. Tämä on hyvä yleinen varotoimi asiakirjojen kanssa: nopea muokkaus onnistuu puhelimella, mutta lopullinen tarkistus kannattaa tehdä esitystilanteen mukaan.

Arjen kannalta tärkeä kysymys on myös se, voiko työtä jatkaa eri paikassa. Sovelluksen pilvipalveluihin liittyvät tallennus- ja synkronointimahdollisuudet tukevat tätä, jos tiedostot pidetään palvelussa, jota itse käyttää. En silti olettaisi, että jokainen työryhmä näkee muutokset samalla tavalla tai että yhteinen muokkaus sopii kaikkiin dokumentteihin. Kun tiedosto on tärkeä, sovin muiden kanssa, mikä versio on viimeisin, ja tarkistan ennen lähettämistä, että muutos todella tallentui oikeaan paikkaan.

Asiakirjat, PDF:t ja yhteistyö samassa paketissa

OfficeSuite Pro + PDF tarjoaa kattavan valikoiman työkaluja, jotka tekevät dokumenttien käsittelystä mobiililaitteella todella helppoa. Sovelluksen avulla voit luoda, muokata ja katsella Word-, Excel- ja PowerPoint-dokumentteja suoraan puhelimestasi. Eikä siinä vielä kaikki – se sisältää myös tehokkaan PDF-lukijan ja -editorin.

Käyttöliittymä ja käyttäjäkokemus

Kun avasin sovelluksen ensimmäisen kerran, olin positiivisesti yllättynyt siitä, kuinka intuitiivinen käyttöliittymä oli. Kaikki toiminnot ovat helposti saatavilla, eikä aikaa mennyt hukkaan etsimällä oikeita painikkeita. Käyttöliittymä on suunniteltu niin, että se tuntuu tutulta, jos olet tottunut käyttämään perinteisiä toimisto-ohjelmia tietokoneella.

Yksi asia, joka todella erottui, oli sovelluksen nopeus. Dokumentit avautuivat nopeasti ja muokkaus oli yhtä sujuvaa kuin tietokoneella. Ei enää turhauttavaa odottelua, kun yrität avata suuria tiedostoja!

PDF-työkalut – enemmän kuin pelkkä lukija

PDF-tiedostojen katselun lisäksi sovelluksessa on monia hyödyllisiä muokkaustyökaluja. Voit lisätä merkintöjä, kommentteja ja jopa täyttää lomakkeita suoraan puhelimellasi. Tämä on erityisen kätevää, kun tarvitset nopeita muutoksia liikkeellä ollessasi. Lisäksi voit muuntaa dokumentteja PDF-muotoon, mikä on erinomainen ominaisuus.

PDF-työskentelyssä hyödyllinen tapa on erottaa toisistaan lukeminen, kommentointi ja varsinainen sisällön muuttaminen. Jos haluan vain huomauttaa kollegalle epäselvästä kohdasta, merkintä tai kommentti pitää alkuperäisen tekstin koskemattomana. Lomakkeen täyttämisessä taas tarkistan ennen lähettämistä, että kaikki tarpeelliset kentät tulivat mukaan ja että tiedosto on tallennettu täytettynä. Puhelimella tehty nopea täyttö on kätevä, mutta pienet kentät vaativat joskus tarkkuutta.

Pilvitallennus ja yhteistyö

Yksi OfficeSuite Pro + PDF:n hienoimmista puolista on sen saumaton integrointi pilvipalveluihin. Voit tallentaa ja synkronoida dokumenttisi Google Driveen, Dropboxiin ja muihin palveluihin, joten tiedostosi ovat aina ulottuvillasi. Tämä tekee myös yhteistyöstä kollegoiden kanssa huomattavasti helpompaa.

Sovellus tukee myös reaaliaikaista yhteistyötä, joten voit työskennellä dokumenttien parissa yhdessä muiden kanssa. Tämä on todellinen pelastus, kun työskentelet tiimissä tai tarvitset nopeaa palautetta.

Miten se pärjää vaihtoehdoille

Jos tarvitset vain tekstiasiakirjojen muokkausta, yhden tiedostotyypin oma sovellus voi tuntua selkeämmältä ja tarjota juuri sinulle tärkeimmät työkalut ilman laajemman paketin opettelua. OfficeSuite Pro + PDF:n vahvuus on sen sijaan kattavuus: Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostot sekä PDF:t ovat samassa paikassa. Se sopii etenkin käyttäjälle, jonka tehtävät vaihtelevat päivän mittaan. Vastapainoksi yhden kokonaisuuden valitseminen ei automaattisesti takaa, että jokainen edistyneempi toiminto olisi yhtä mukava puhelimella kuin erillisessä tietokonesovelluksessa.

Google Driven tai Dropboxin kaltaisen palvelun oma sovellus voi olla parempi, jos tärkein tarve on tiedostojen selaaminen ja jakaminen. Tässä paketissa kiinnostavampaa on asiakirjan käsittelyn yhdistäminen tallennukseen ja PDF-työhön. Jos taas työpaikalla käytetään tiettyä toimisto-ohjelmaa ja sen muotoiluja tai yhteistyötapoja, kannattaa selvittää, miten oma työnkulku toimii juuri siinä ympäristössä. Yhteensopivuus ei ole vain tiedoston avaamista: myös asettelu, kaavat ja muiden tekemät muutokset pitää tarkistaa.

Kenelle maksullinen paketti sopii

OfficeSuite Pro on maksullinen sovellus, jonka hinnaksi on merkitty 32,99 €. Sillä on 4,4 tähden keskiarvo 88 tuhannen arvion perusteella, ja latauksia on yli miljoona. Arvosanat antavat yleiskuvan siitä, että moni on ottanut sovelluksen käyttöön, mutta oma valinta kannattaa tehdä sen mukaan, kuinka usein todella muokkaan tiedostoja puhelimella. Jos avaan PDF:n vain silloin tällöin ja teen tekstiasiakirjoihin harvoin muutoksia, erilliset maksuttomat vaihtoehdot voivat riittää paremmin.

Jos taas käsittelen työn vuoksi säännöllisesti useita asiakirjatyyppejä, maksullisen paketin arvoa kannattaa verrata siihen, kuinka monta sovellusta se korvaa ja kuinka paljon se helpottaa omaa arkea. Sovellukseen liittyy myös Playn kautta laskutettavia sovelluksen sisäisiä ostoksia, joten tarkistan ennen ostamista, mitä sisältyy omaan tarpeeseeni. Perhekäyttäjälle ja lapselle sovellus on ikäluokitukseltaan PEGI 3, mutta se ei itsessään kerro, sopiiko toimistotyökalujen käyttö lapsen tarpeisiin; ratkaisevaa on, mitä tiedostoja ja tehtäviä laitteella käsitellään.

Missä mobiilikäyttö alkaa tuntua ahtaalta

Puhelimen näyttö on tämänkaltaisen paketin selvin rajoite. Pitkien tekstien tarkka muotoilu, leveiden taulukoiden vertailu ja diojen yksityiskohtainen asettelu ovat työläämpiä kuin tietokoneella. Myös tiedoston viimeistelyyn käytettävä aika voi kasvaa, jos täytyy jatkuvasti zoomata ja siirtyä näkymästä toiseen. Minun neuvoni on käsitellä puhelimella se, minkä voi tehdä varmasti ja nopeasti, ja jättää vaativa taitto suuremmalle näytölle.

Toinen tärkeä harkintakohta on yhteistyö. Yhteisen dokumentin muokkaaminen voi nopeuttaa palautekierrosta, mutta monen ihmisen tekemät muutokset vaativat selkeän tavan seurata, mikä versio on ajan tasalla. Pilveen tallentaminen auttaa pääsemään tiedostoihin käsiksi eri paikoista, mutta se ei korvaa omaa tarkistusta ennen kuin lähetän lopullisen version. Jos työssäni on tiukat hyväksymiskäytännöt tai tarkka muotoilu, testaan ensin yhdellä ei-kriittisellä tiedostolla, sopiiko mobiilityönkulku siihen.

Yhteenveto

Kaiken kaikkiaan OfficeSuite Pro + PDF on erinomainen valinta niille, jotka tarvitsevat monipuolisen ja luotettavan toimistoratkaisun mobiililaitteelleen. Se yhdistää kaikki tarvittavat työkalut yhdeksi käteväksi sovellukseksi, joka tekee dokumenttien käsittelystä helppoa ja tehokasta missä tahansa oletkin.

Minä suosittelisin sitä ennen kaikkea ihmiselle, joka joutuu avaamaan ja muokkaamaan erilaisia toimistotiedostoja myös liikkeellä ja haluaa pitää PDF-työkalut samassa kokonaisuudessa. Jos taas työsi on pääosin pitkien asiakirjojen tuottamista tai monimutkaisten taulukoiden rakentamista, tietokoneelle suunniteltu työskentelytapa on todennäköisesti mukavampi. Sovellus poistaa toistuvaa kitkaa, mutta ei poista mobiilinäytön rajoja.

Jos etsit kätevää ratkaisua toimistotöihin liikkeellä ollessasi, suosittelen lämpimästi kokeilemaan tätä sovellusta. Latauslinkki löytyy helposti, ja uskon, että tulet pitämään siitä yhtä paljon kuin minäkin. Se on kuin oma pieni toimisto taskussasi!